Organisation du forum

La Société civile Togolaise en quête d'une visibilité dans l'unité d'action entend saisir cette opportunité de l'organisation de cette 4ième FSOA pour poser les bases solide d'un cadre de concertation, de réflexion pour le développement des actions de protection et de défense de l'intérêt général du citoyen et de ceux des couches sociales les plus défavorisées.

Cet évènement est d'une importance capitale pour le Togo qui est entrain de réécrire une nouvelle page de son histoire en une période de mobilisation de la participation de tous à la tenue des élections législatives crédibles qui doivent ouvrir la voie du pays aux arènes de la gouvernance démocratique.

Pour la réussite du forum, le Groupe d'action et de Réflexion sur l'Environnement et le Développement (GARED) une association qui joue le rôle de point focal de la plate forme des Organisations de la Société Civile de l'Afrique de l'Ouest sur l'Accord de Cotonou au Togo et les deux fédérations d'ONG et d'Associations de développement (FONGTO et UONGTO) ont mis en place un comité d'organisation et constitué cinq commissions :

" La commission scientifique est chargée de :
- collecter les expériences des autres pays en matière d'organisation de FSOA,
- proposer les sujets découlant du thème central pour l'organisation des panels de discussion,
- identifier et proposer des communicateurs et personnes ressources et coordonne la participation effective de ces communicateurs et personnes ressources,
- identifier et proposer les personnes ressources à inviter
- élaborer la couverture médiatique de l'évènement,
- élaborer un code de conduite à faire signer par tous ceux qui sont impliqués dans l'organisation du forum,
- proposer des actions de visibilité de la société civile au Togo au cours du forum,
- proposer des rencontres périodiques de concertation et d'information avant pendant et après le forum,
- appuyer le comité d'organisation en conseils techniques et pratiques.

" La commission de mobilisation de Ressources est chargée de :
- informer les autorités officielles sur l'évènement,
- développer une relation suivie avec les autorités, les sphères décisionnelles de l'Etat, les partenaires en développement, le secrétariat de FSOA, les organisations clé de la société civile,
- mobiliser effectivement les ressources humaines, matérielles et financières pour la mise en œuvre du forum,
- suivre et rendre compte de la gestion des ressources mobilisées.

" La commission logistique est chargée de :
- proposer le lieu de la tenue du forum,
- proposer les conditions d'aménagement du lieu, la construction des podiums, stands, lieux d'aisance,
- proposer l'organisation d'un système de restauration sur le site du forum,
- proposer l'installation des facilités en adduction d'eau potable, d'électricité, en services de téléphonie sur le site,
- identifier les entreprises de construction et propose des contrats d'aménagement et de construction,
- faire le suivi des travaux, la réception et la mise en service des ouvrages avec des procès-verbaux,
- faire le suivi des activités de démolition et de réaménagement du site après le forum.

" La commission Accueil est chargée de :
- l'accueil, de l'installation des invités, de leur séjour et départ ; à cet effet, elle doit :
- participer à la finalisation de la liste définitive des invités,
- s'accorder avec les invités sur leur arrivée, durée de séjour et départ,
- identifier et proposer les lieux et facilités d'hébergement (Hôtels, motels, maisons d'accueil etc…),
- faire le suivi de leurs conditions d'hébergement,
- proposer des modalités de transport en travaillant avec les agences de voyages et de transport,
- proposer l'édition d'un document guide d'orientation et de déplacement à Lomé.

" La commission communication est chargée de :
- la couverture médiatique de l'évènement (radio, TV, Presses),
- la publicité et du marketing,
- des relations publiques avec les média,
- la conception et l'animation d'un site web,
- la promotion de la visibilité de la société civile togolaise,
- l'organisation d'une activité de plaidoyer en faveur de l'augmentation des ressources pour le financement de développement (OMD…),
- l'installation d'un Business Center sur le site.

" La commission sécurité est chargée de :
- la protection des valeurs du FSOA et une auto protection au niveau de la société civile,br> - faire des propositions pour que le forum ne soit pas récupéré à des fins politiques et électoralistes,
- travailler avec des associations de scout pour sécuriser les abords du site du forum, les lieux d'hébergement des invités et personnes ressources,
- travailler aussi avec les forces de maintien de l'ordre affectées par les autorités pour éviter des conflits de compétences.

" La commission de suivi est chargée de :
faire le suivi et analyser la mise en œuvre des responsabilités au niveau de chaque commission et proposer éventuellement des corrections pour mieux faire.

" La commission Santé est chargée de :
mettre à contribution la Croix Rouge pour la mise en place d'une unité de santé sur le site du Forum.